Rút ngắn thủ tục vay thế chấp bất động sản qua công chứng điện tử

Rút ngắn thủ tục vay thế chấp bất động sản qua công chứng điện tử

Thay vì ký tay gần 100 lần trên hồ sơ vay vốn, vợ chồng anh Quân dù ở hai thành phố vẫn có thể ký hợp đồng thế chấp trong chưa đầy 25 phút nhờ giải pháp công chứng điện tử.

Đầu tháng 10, anh Nguyễn Minh Quân (38 tuổi, chủ chuỗi kinh doanh nội thất tại Hà Nội và TP HCM) đứng trước cơ hội nhập lô hàng lớn với mức giá ưu đãi. Để kịp thanh toán cho đối tác, anh tìm đến Ngân hàng TMCP Quân đội (MB) vay bổ sung 2 tỷ đồng vốn lưu động, thế chấp bằng căn nhà phố do hai vợ chồng cùng đứng tên tại Hà Nội.

Thời điểm này, anh Quân đang điều hành hoạt động kinh doanh tại TP HCM, trong khi vợ sinh sống ở Hà Nội. Nếu thực hiện công chứng theo phương thức truyền thống, anh phải thu xếp công việc, mua vé máy bay ra Hà Nội để cùng vợ ký hợp đồng thế chấp. Chuyến đi không chỉ tốn hàng triệu đồng chi phí mà còn mất ít nhất 1-2 ngày làm việc, có thể ảnh hưởng đến tiến độ thanh toán cho đối tác.

Thay vì phải di chuyển giữa hai thành phố, anh được nhân viên MB hướng dẫn thực hiện công chứng điện tử trực tuyến. Anh đem căn cước công dân gắn chip đến một văn phòng công chứng đối tác của MB tại TP HCM, trong khi vợ đến văn phòng công chứng tại Hà Nội.

Tại hai điểm cầu, công chứng viên kiểm tra giấy tờ, xác thực danh tính bằng căn cước công dân gắn chip và đối chiếu sinh trắc học. Sau khi xác nhận nội dung thỏa thuận, hai vợ chồng kiểm tra hợp đồng trên thiết bị điện tử và thực hiện ký số dưới sự chứng kiến của công chứng viên.

Toàn bộ quá trình xác thực và ký kết hợp đồng thế chấp hoàn tất trong chưa đầy 25 phút, anh Quân không phải gián đoạn công việc để di chuyển giữa hai thành phố.

Giảm thủ tục trong quy trình vay thế chấp

Luật Công chứng 2024, có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, tạo cơ sở pháp lý cho việc triển khai công chứng điện tử tại Việt Nam. Từ tháng 3 năm nay, Hà Nội bắt đầu tiếp nhận văn bản công chứng điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính. TP HCM cũng đẩy mạnh triển khai hình thức này nhằm giảm thời gian và chi phí thực hiện thủ tục cho người dân.

Trong lĩnh vực ngân hàng, MB là một trong những đơn vị tiên phong phối hợp với các tổ chức hành nghề công chứng triển khai công chứng điện tử hợp đồng thế chấp tại Hà Nội và TP HCM, đồng thời kết nối với cơ quan đăng ký đất đai để thực hiện đăng ký biện pháp bảo đảm trực tuyến.

Theo đại diện MB, trước đây, một bộ hồ sơ vay vốn cá nhân gồm nhiều văn kiện như giấy đề nghị vay vốn, hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp và khế ước nhận nợ. Riêng hợp đồng thế chấp thường được lập thành 4 bản, mỗi bản trung bình 8 trang, tương đương 32 trang giấy. Tính cả các văn kiện khác, khách hàng phải thực hiện gần 100 lần ký tay, ký nháy để hoàn tất hồ sơ.

Để giảm những thao tác này, MB triển khai ký số đối với các văn kiện tín dụng đủ điều kiện, cho phép khách hàng kiểm tra, xác nhận và ký trên môi trường điện tử. Theo ngân hàng, việc đăng ký chữ ký số hoàn tất trong chưa đầy 3 phút.

Đối với hợp đồng thế chấp, công chứng điện tử được thực hiện theo hai hình thức trực tiếp và trực tuyến. Với hình thức trực tiếp, khách hàng đến tổ chức hành nghề công chứng để ký số trên văn bản điện tử. Hình thức trực tuyến cho phép các bên tham gia giao dịch tại những địa điểm khác nhau thông qua hệ thống kết nối, như trường hợp vợ chồng anh Quân.

Với cả hai mô hình, theo luật công chứng hiện hành, các bên tham gia vẫn đến địa điểm công chứng để được kiểm tra hồ sơ, xác thực danh tính và ký kết dưới sự chứng kiến của công chứng viên.

Sau khi hoàn tất khâu công chứng, MB sẽ chủ động thực hiện thủ tục đăng ký biện pháp bảo đảm trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, thay vì phải in ấn và luân chuyển hồ sơ giấy. Theo quy trình thí điểm tại TP HCM, Văn phòng Đăng ký đất đai tiếp nhận, xử lý hồ sơ và trả kết quả điện tử cho ngân hàng trong vòng một ngày làm việc.

Hiện, 100% đối tác công chứng của ngân hàng tại hai thành phố đã áp dụng công chứng hợp đồng thế chấp điện tử theo hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến. Sau hơn hai tháng thí điểm, gần 2.000 hồ sơ nhà đất đã được đăng ký thành công tại 100% các Văn phòng Đăng ký đất đai tại Hà Nội và Hồ Chí Minh

Theo ông Phạm Ngọc Sơn, công chứng viên Văn phòng Công chứng Hoàng Xuân Ngụ, công chứng điện tử giúp các tổ chức hành nghề công chứng giảm thời gian xử lý, chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ và thuận tiện hơn trong tra cứu thông tin. Với khách hàng vay vốn, việc kết nối công chứng điện tử với đăng ký biện pháp bảo đảm trực tuyến còn giúp hạn chế luân chuyển chứng từ giấy, giảm nhu cầu đi lại và rút ngắn thời gian hoàn thiện thủ tục thế chấp.

Mở rộng phạm vi chuyển đổi số

Trước khi triển khai số hóa các thủ tục liên quan đến tài sản bảo đảm, MB đã ứng dụng công nghệ vào nhiều nghiệp vụ nội bộ như phê duyệt và giải ngân tự động, giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ vay vốn cho khách hàng cá nhân và doanh nghiệp.

Theo đại diện MB, việc mở rộng số hóa sang các thủ tục có sự tham gia của tổ chức bên ngoài là bước tiếp theo trong chiến lược Beyond Banking (vượt ngoài dịch vụ ngân hàng). Ngân hàng hướng đến kết nối các quy trình liên quan đến hoạt động cấp tín dụng, thay vì chỉ tối ưu những nghiệp vụ trong nội bộ.

Hiện MB thuộc nhóm Big5 ngân hàng về quy mô tại Việt Nam, phục vụ gần 40 triệu khách hàng, với hơn 99% giao dịch được thực hiện qua kênh số. Trên nền tảng App MBBank và BIZ MBBank, ngân hàng tiếp tục mở rộng ứng dụng công nghệ từ các giao dịch tài chính thường ngày sang những nghiệp vụ phức tạp hơn.

Đại diện MB cho biết ngân hàng sẽ tiếp tục mở rộng hợp tác với các cơ quan quản lý và đối tác để hoàn thiện quy trình cấp tín dụng số, hướng đến giảm thời gian xử lý hồ sơ, tối ưu chi phí vận hành và bảo đảm an toàn giao dịch.

"Chuyển đổi số không chỉ là đưa dịch vụ ngân hàng lên ứng dụng, mà còn phải kết nối các quy trình bên ngoài ngân hàng để thực sự tiện lợi cho khách hàng", đại diện MB chia sẻ.

Minh Ngọc